Privacy statement

Wijkvereniging “de Penseelstreek” is in december 1996 opgericht en heeft ten doel het woon- en leefplezier en het onderling sociaal contact in de wijk Hoogkamp (beslaande de buurten Hoogkamp, Gulden Bodem en Sterrenberg) te bevorderen.

Op 25 mei 2016 is de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van kracht geworden. De overgangsperiode van 2 jaar loopt op 25 mei 2018 af. Vanaf dat moment dient elke organisatie in de EU te voldoen aan de AVG. De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR). Deze verordening vervangt de eerdere Wet Bescherming Persoonsgegevens. De complete informatie vindt u op: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg.

Wat betekent dit voor De Penseelstreek? 

• De Penseelstreek houdt alleen gegevens bij die relevant zijn voor het functioneren van de vereniging;
• De Penseelstreek is volledig transparant in de (persoons)gegevens die gearchiveerd worden;
• De Penseelstreek gaat er vanuit dat de bestanden die tot 25 mei 2018 zijn verkregen, een geldende toestemming hebben omdat deze bestanden al lange tijd actief worden gebruikt. Vanaf 1 januari 2019 zal De Penseelstreek nieuwe leden actief om toestemming vragen middels de aanmeldingsformulieren;
• Gegevens van de individuele leden worden niet op de website gepubliceerd of anderszins breed bekend gemaakt m.u.v. bestuursleden en contactpersonen van de verschillende werkgroepen/commissies.
• Gegevens van individuele leden die in groepsverband een structurele activiteit uitoefenen worden gedeeld met de groepsvertegenwoordiger/de trainer van betreffende groep. De Penseelstreek heeft of zal een geheimhoudingsverklaring overeenkomen met de hiervoor genoemde groepsvertegenwoordigers/trainers 
• De Penseelstreek heeft of zal een verwerkersovereenkomst afsluiten met relevante partijen die op enigerlei wijze toegang kunnen hebben tot persoonsgegevens;

Bijhouden persoonsgegevens

Binnen De Penseelstreek wordt als uitgangspunt gehanteerd dat er niet meer gegevens gevraagd worden dan nodig is voor een juiste administratie en dat de gegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. Persoonsgegevens die De Penseelstreek (normaliter) vraagt en vastlegt ten behoeve van de vereniging, het lidmaatschap en/ of haar donateurs zijn:

• Voor- en achternaam
• Adres, postcode en woonplaats
• Telefoonnummer (optioneel), e-mailadres
• Bankrekeningnummer (in geval van automatische incasso van de contributie en/of betaling van een vrijwilligersvergoeding)
• Handtekening (alleen in geval van automatische incasso van de contributie)
• Ingangsdatum

De bewaartermijn van gegevens 

• Fiscaal relevante gegevens: 7 jaar
• Gegevens van leden: zolang het lidmaatschap voortduurt
• Gegevens van oud-leden maximaal 1 jaar bewaard
• Notulen van vergaderingen, presentielijsten, presentaties, artikelen en dergelijke: niet aan een tijdslimiet gebonden (‘oneindig’)
• Namen van bestuursleden: niet aan een tijdslimiet gebonden (‘oneindig’)

Betrokkene (het lid) heeft recht:

• Op inzage in de (persoonsgebonden) gegevens
• Op een kopie van de (persoonsgebonden) gegevens
• Op een wijziging (rectificatie) van onjuiste gegevens
• Om vergeten te worden (uitgeschreven te worden), tenzij dit strijdig is met de wettelijke verplichtingen
• Voor de vier punten hierboven kan men zicht richten tot 

Media uitingen, waaronder foto gebruik

Bij evenementen/activiteiten van De Penseelstreek worden foto’s gemaakt, die gebruikt worden in fysieke en digitale uitingen van De Penseelstreek. Men kan van te voren aangeven dat men niet gefotografeerd wil worden, daar wordt dan zoveel mogelijk rekening mee gehouden. Achteraf kan verzocht worden een digitale foto te verwijderen.
Foto’s die door leden van welke categorie dan ook worden aangeleverd ten behoeve van media uitingen in welke vorm dan ook, worden verondersteld de juiste toestemming van betrokkenen te hebben. Dit geldt bijvoorbeeld, maar niet uitputtend, voor groepen die een groepsfoto aanleveren voor bij een artikel in De Penseelstreek of een foto aanleveren van een gehouden bijeenkomst.
Fysieke en digitale uitingen van De Penseelstreek zijn in ieder geval het in de wijken Hoogkamp, Sterrenberg en Gulden Bodem huis-aan-huis verspreide blad De Penseelstreek, de website www.De Penseelstreek.nl en eventuele nieuwsbrieven die aan (een deel van) de leden per e-mail gestuurd kunnen worden.

Datalekken

De Penseelstreek heeft daar waar mogelijk maatregelen getroffen tegen het oneigenlijk gebruik van (persoons)gegevens. Datalekken zullen altijd, conform het protocol datalekken, gemeld worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Tot slot 

Heeft u vragen over dit privacy statement? Neem dan gerust contact op met het bestuur ().
Met eventuele klachten kunt u terecht bij www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.
Arnhem, 10 oktober 2018.